Es la primera pregunta de casi todas las reuniones, y la respuesta honesta incomoda: depende. Pero "depende" sin explicación es una forma elegante de no contestar, así que vamos a lo concreto — de qué depende, cuánto pesa cada cosa y cómo pedir un presupuesto que puedas comparar contra otro.
Por qué no hay una lista de precios
Un sistema a medida no es un producto con versiones. No es lo mismo ordenar los pedidos de un depósito que armar una plataforma de créditos con evaluación de legajos, y sin embargo las dos cosas entran en la frase "necesito un sistema".
Lo que se cotiza no es el software: es el alcance. Y el alcance no lo sabés vos ni lo sé yo hasta que nos sentamos media hora y miramos cómo trabajás hoy. Por eso cuando alguien te tira un número antes de preguntarte nada, una de dos: o está cotizando un producto genérico que después vas a tener que adaptar a los golpes, o está poniendo un número alto para cubrirse de lo que todavía no sabe.
Las cuatro cosas que mueven el precio
1. Cuántos procesos entran
No cuántas pantallas: cuántos procesos distintos. Un sistema que registra trabajos y los factura son dos procesos. Uno que además controla stock de insumos, mantenimiento de maquinaria y cuenta corriente de clientes son cinco. El salto de precio está ahí, no en el diseño.
2. Cuánta gente lo usa y con qué permisos
Un sistema que usa una persona en una oficina es una cosa. Uno donde hay administrativos, vendedores en la calle y un dueño que quiere ver indicadores es otra: hay roles, hay permisos, y hay que pensar qué ve cada uno. No es más difícil, es más trabajo.
3. Si tiene que hablar con otros sistemas
Facturación electrónica, un GPS que ya tenés instalado, el sistema contable del estudio, un portal donde publicás. Cada integración es un trabajo aparte y con reglas ajenas: dependemos de lo que la otra punta permita hacer.
4. Si hay datos viejos que migrar
Diez años de planillas no se pasan solos. A veces conviene migrar todo, a veces conviene arrancar limpio y dejar lo viejo como consulta. Es una decisión de plata, y hay que tomarla a conciencia.
Lo que NO debería mover el precio
- Que tu empresa sea chica. El precio sale del alcance, no de tu facturación. La mayoría de los sistemas que hicimos arrancaron en empresas donde la operación se manejaba entre planillas, papel y WhatsApp.
- Que tengas apuro. El apuro puede cambiar el orden en que se construyen las cosas, no lo que valen.
- Cuántas pantallas "se ven". Es el error más común al comparar presupuestos: se mira el dibujo y no lo que hay abajo.
Cómo pedir un presupuesto que puedas comparar
Si vas a pedir más de una cotización, pedí que las tres respondan lo mismo:
- 1.Qué entra y qué no entra, escrito. Si dice "sistema de gestión" y nada más, no es un alcance: es un título.
- 2.En qué orden se entrega. Un desarrollo que promete todo junto al final es un desarrollo que no vas a poder corregir a mitad de camino.
- 3.Qué pasa cuando pedís un cambio. Va a pasar. La pregunta es si está previsto o si cada ajuste abre una discusión.
- 4.De quién es el código y de quién son los datos. Si la respuesta no es "tuyos", ese presupuesto tiene un costo que no está escrito: no poder irte.
- 5.Qué pasa después de la entrega. Capacitación, migración y acompañamiento son parte del trabajo, no un extra que aparece cuando ya estás adentro.
Cómo lo hacemos nosotros
En la reunión inicial —30 minutos, sin costo y sin compromiso— miramos tu operación y buscamos qué módulo te está haciendo perder más tiempo hoy. Ese es el que se construye primero.
De ahí sale una propuesta cerrada, con alcance, precio y plazo, antes de empezar a desarrollar. No un presupuesto por hora que se estira: un número que ya sabés cuando decidís.
Después se construye por etapas cortas, para que veas el sistema funcionando desde las primeras semanas y no dentro de seis meses. Es la única forma que conocemos de que lo que se entrega se parezca a lo que hacía falta.
Una última cosa
Si estás comparando presupuestos y uno está muy por debajo del resto, antes de festejar preguntá qué quedó afuera. Casi siempre quedó afuera lo mismo: la migración de los datos viejos, la capacitación, y el acompañamiento de los primeros meses — que es justo cuando el sistema todavía no está terminado de acomodar a tu operación.
Si querés que miremos tu caso, agendá una reunión de 30 minutos. Si de esa charla sale que no te conviene hacer un desarrollo a medida, te lo vamos a decir.